Você sabe o impacto da LGPD nos escritórios de contabilidade?

Em agosto de 2020, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) se tornará legalmente aplicável no Brasil. Ela surgiu da preocupação atual de manter informações pessoais em sigilo, o que gera implicações para o trabalho de várias empresas, inclusive no setor contábil. Por isso, é fundamental aprender sobre o impacto da LGPD nos escritórios de contabilidade.

Ao acompanhar o movimento contábil de uma empresa, o contador processa dados pessoais diariamente e, portanto, também deve cumprir a LGPD.

Dessa forma, neste artigo, vamos abordar os principais pontos nos quais a lei de proteção de dados afeta os contadores em seu trabalho diário. Acompanhe a seguir.

O que é dado pessoal?
Segundo a LGPD, dado pessoal é qualquer informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável, como nome, endereço, data de nascimento, origem racial, opinião política, dados genéticos.
Com os recentes avanços tecnológicos, também entram nessa lista informações como e-mails, endereços de IP, dados de localização, identificadores de cookies, entre outros.

Nesse contexto, o objetivo da Lei é atualizar os padrões de proteção de dados. Assim, garantindo que todos os cidadãos brasileiros sejam protegidos adequadamente contra violações de privacidade.

A legislação se aplica a todas as empresas que coletam, armazenam e processam dados, seja na forma física ou digital.

No caso de um escritório contábil, ele processa não apenas dados pessoais de seus clientes, como também de seus funcionários.

O que muda com a LGPD nos escritórios de contabilidade?
A LGPD nos escritórios de contabilidade exigirá a implementação de mecanismos internos e sistemas de controle para garantir a conformidade com a legislação. Também será preciso gerar evidências documentais para provar que o sistema funciona para um auditor interno e externo.

A empresa terá de seguir uma política de proteção dos dados e todo o pessoal precisará de treinamento (adequado ao seu papel) para garantir que eles entendam esses procedimentos.

A importância de satisfazer todos os princípios da LGPD para a sua empresa
Portanto, com essa Lei, antes de poder processar qualquer dado, sua organização deve satisfazer todos os princípios da LGPD. É preciso provar o consentimento do cliente para que você possa reter, registrar e armazenar seus dados pessoais e que você tem infraestrutura para manter a segurança de tais informações.

Nesse processo, uma certificação na ISO 27001 auxilia a padronizar os processos contábeis a fim de garantir a total segurança da informação.

Como se adaptar à LGPD?
Primeiramente, é preciso documentar os tipos de dados pessoais que você possui, identificando a sua origem, como são armazenados (por exemplo, qual software é usado), como são processados, com quem são compartilhados e por quanto tempo são mantidos. Em seguida é necessário confirmar a legalidade da retenção de cada dado.

Pesquise também a conformidade dos vários fornecedores de software que seu escritório utiliza. Descubra o que eles estão fazendo com os dados dos seus clientes e quais são suas políticas, principalmente aqueles com armazenamento de documentos em nuvem.

Finalmente, desenvolva uma política interna detalhada de proteção desses dados, definindo os responsáveis por manter os registros de acordo com a LGPD, como obter consentimento de seus clientes, avisos sobre privacidade, o que fazer diante de uma violação de segurança, entre outros pontos.

A LGPD nos escritórios de contabilidade trará desafios e oportunidades. Em caso de dúvida nessa implantação, é fundamental procurar aconselhamento jurídico. Ao contar com especialistas em privacidade, implementar procedimentos de segurança da informação e adotar uma boa política de proteção de dados, é possível atender a norma e se manter competitivo no mercado.