7 dicas para entregar a ECF sem erros

Contribuintes devem entregar a Escrituração Contábil Fiscal, a ECF, até o dia 30 de setembro. É importante se atentar ao prazo, porque quem deixar para organizar as informações da empresa na última hora pode acabar cometendo sérios erros durante o preenchimento e entrega. Consequentemente, corre o risco de cair nas garras do Fisco.

A ECF surgiu em 2014 como uma declaração substituta da DIPJ. Ela deve ser enviada por meio do Sistema Público de Escrituração (SPED) , com o Programa Validador e Assinador (PVA). Confira algumas dicas que podem ajudar nesse processo.

Entenda a ECF
Apesar da declaração substituir a DIPJ, sua estrutura é mais complexa e exige um nível de detalhamento muito maior que a antiga obrigação. Por isso, é fundamental que o contribuinte entenda o que é a ECF é quais informações fazem parte dessa declaração.

Como a nova obrigação é parte do SPED, todos os dados passam a ser interligados e integrados. Isso possibilita que os órgãos fiscalizadores tenham um controle muito maior em relação ao que está sendo prestado e consigam verificar se as informações estão realmente corretas.

É preciso ter muita atenção aos prazos, às contas e à adequação dos processos internos, já que a ECF exige uma organização e um detalhamento muito mais complexo quando comparada à DIPJ.

Isso significa que empresas terão que rever seus processos e ajustá-los conforme as novas exigências. A adoção de tecnologia é uma solução que traz inovação aos processos e favorece a imagem da empresa diante do mercado.

Se organize para a entrega
Planejamento e organização são fundamentais para a entrega da ECF. Não basta apenas juntar os dados e lançá-los no software, é preciso entender quais informações são solicitadas e quais campos devem ser preenchidos.

A dica aqui é realizar um bom mapeamento do Plano de Contas Societário com o referencial da ECF. Caso esse mapeamento não seja feito, o Programa Validador Assinador (PVA) do SPED não recepcionará as informações. Portanto, não será possível efetivar a transmissão.

O mapeamento serve como um norte no processo de implementação da ECF. Ou seja, o contribuinte deverá organizar seu Plano de Contas e selecionar os dados importantes para a entrega da declaração.

Vale destacar que todas as receitas e despesas devem ser mapeadas, sem exceção, uma vez que é necessário realizar uma verificação da parte contábil e da parte fiscal. É preciso ajustar, assim, todas as contas que vão influenciar no cálculo do Imposto de Renda e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido conforme a legislação em vigor.

ECD é o ponto de partida
A ECF não é uma declaração isolada. Ou seja, o contribuinte não vai partir do zero. É preciso entender que muitas informações devem ser importadas da Escrituração Contábil Digital – ECD, que também faz parte do SPED.

A ECD é responsável por todo o envio contábil das pessoas jurídicas, como balanço patrimonial, demonstrações, entre outros. Se a empresa precisar recuperar os dados da ECD, é necessário que o plano contábil da empresa com o plano referencial da Receita Federal já tenha sido mapeado, o que garante que o validador da ECF já saia elaborado.

Isso significa que investir em um software de gestão é indispensável para o processo de preenchimento e transmissão da ECF, bem como para as demais obrigatoriedades.

Confira as aplicações em benefícios fiscais
Empresas que realizam a ECF podem se beneficiar no alcance de benefícios fiscais concedidos pelo Governo. Alguns programas possibilitam a dedução, na apuração do IR devido, ou a exclusão, na determinação do Lucro Real para cálculo do IRPJ e da base de cálculo da CSLL.

No entanto, a empresa poderá usufruir das vantagens fiscais apenas se mantiver suas informações corretas e organizadas. Ou seja, é fundamental que o contribuinte tenha um bom planejamento tributário e que o regime adotado pela sua empresa seja adequado ao seu faturamento ou lucro.

O erro de muitos empreendedores é analisar apenas os benefícios concedidos, sem avaliar se o enquadramento tributário está correto. Nessa classificação errônea, o pagamento de tributos desnecessários acaba sendo um custo que poderia ser evitado com um bom planejamento.

Software contábil
Para atender à demanda da nova declaração, empresas precisam adotar um software que possa suprir todas as exigências que a ECF requer. Isso significa que o sistema contábil deve não apenas atender à apuração e entrega da obrigação, mas também ser uma solução fiscal e contábil para a rotina dos negócios.

Por isso, no processo de escolha de um software de gestão contábil, fique atento às seguintes funcionalidades:

- apuração dos tributos, compensações e comparativos com os diferentes regimes de tributação, com integração e rastreabilidades das informações;
- parametrização das informações necessárias para a escrituração, de forma flexível;
- emissão de relatórios;
- realização de validações prévias para a conferência das informações antes do envio ao Fisco, possibilitando a correção de não conformidades no momento da transmissão dos dados para o ambiente SPED;
- integração com os principais ERPs;
- controle e gestão de tributos que, consequentemente, reduza o tempo de trabalho e erros.

Use o Certificado Digital para facilitar o preenchimento
A ECF exige o uso de Certificado Digital para contabilistas e pessoas jurídicas. O e-CNPJ — dos tipos A1 ou A3 — é para empresas, ao passo que os contabilistas só podem utilizar o e-CPF, que serve para assinar documentos e realizar transmissões ao SPED.

A ECF faz parte do conjunto de declarações do SPED, portanto é obrigatória a assinatura digital por meio de um Certificado Digital. Mas muito além de uma obrigatoriedade, ela confere ao documento eletrônico a mesma validade jurídica do papel, tornando os processos mais seguros, ágeis e transparentes.

A certificação digital é uma ferramenta que se tornou indispensável à rotina das empresas nos seus mais diversos processos, permitindo que transações eletrônicas e o envio de declarações sejam realizados dentro de um ambiente seguro. Isso aumenta sua confiabilidade, sua autenticidade e sua integridade, e ajuda a evitar fraudes, adulterações e interceptações de terceiros ou de pessoas não habilitadas.

Invista em um profissional qualificado
A entrega da ECF é obrigatória a todas as pessoas jurídicas, inclusive as imunes, isentas e inativas, tributadas pelo lucro real, lucro arbitrado ou lucro presumido. Ela possui um nível de exigência e complexidade muito maior quando comparada à DIPJ, portanto as empresas precisam se preparar para o processo de elaboração, preenchimento e transmissão. Qualquer problema nos dados faz com que a validação seja negada, impossibilitando o envio.

As novas exigências requerem uma revisão de critérios e conceitos nos procedimentos contábeis e fiscais das empresas, o que exige o acompanhamento de um profissional qualificado no processo de convergência das informações a serem transmitidas para a Receita Federal do Brasil.

Com o auxílio de um contador, não apenas a elaboração e transmissão da nova obrigação acessória será realizada, mas também toda a parte de gestão de impostos (IRPJ e CSLL) será feita de forma completa, desde a apuração até a entrega da obrigação.

O contador é o profissional que ajudará a empresa durante toda a sua trajetória. Apenas com um acompanhamento e monitoramento das finanças da organização será possível buscar formas de crescimento e dentro das exigências impostas pela Receita Federal. Isso significa que o empreendedor precisa procurar um bom profissional.