Como preparar o RH para a Lei Geral de Proteção de Dados

2020 é o ano em que a Lei Geral de Proteção de Dados entrará em vigor. A partir de agosto, a LGPD atingirá em cheio o departamento de RH das empresas.

A área de Recursos Humanos possui dados completos dos colaboradores,captados em entrevistas de admissão, entrevistas de demissão, ou mesmo durante feedbacks (seja em reuniões, seja por meio de ferramentas e plataformas de tecnologia).

"A necessidade de se enquadrar à Lei de Proteção de Dados está se tornando uma condição inclusive para fechar novos negócios", diz Rafael Turk, sócio da Feedback House, plataforma de gestão de times.

"Toda a cadeia já está preocupada em se manter alinhada, principalmente empresas brasileiras que exportam serviços, uma vez que a GDPR (lei de proteção de dados Europeia) é ainda mais rígida.

Enquanto a LGPD tem como penalidade advertências, multas de 2% do faturamento global, a GDPR multa em 20 milhões de euros ou 4% do faturamento global (o que for maior). Além disso, na Europa, as empresas são obrigadas a possuir política de proteção de dados, área de compliance e ouvidoria.

LGPD o que é
Basicamente, as empresas precisam ser capazes de cuidar e zelar pelos dados das pessoas, de informar quais os dados armazenados e de rastrear o destino dos dados. Precisam também compartilhar os dados com fornecedores de forma responsável, caso eles não sejam capazes de garantir criptografia das informações.

"Por exemplo, ao invés de mandar o nome completo e o CPF para um fornecedor, a empresa pode trocar pelo primeiro nome, o número da matrícula e o email corporativo, já que matrícula e e-mail corporativo não são considerados dados sigilosos", explica Rafael.

Pensar em fornecedores triviais também é necessário: quem imprime seus crachás? Qual software da portaria do prédio? Quem imprime camisetas/uniformes? "Caso o seu fornecedor seja comprometido sua empresa também poderá ser responsabilizada".

Dados de prestadores de serviços que forem compartilhados com a sua empresa também são de sua responsabilidade, por exemplo, em um cadastro de portaria de prédio

Compartilhamento de dados
Os dados de avaliação de entrevistas também precisam ser humanizados e levar em consideração que o candidato poderá solicitar tudo que for gerado sobre ele. "Ao invés de registrar no sistema que um determinado candidato foi ‘aprovado’ ou ‘reprovado’, a opção é ‘recomendado’ ou ‘Não recomendado’".

LGPD quando entra em vigor
A legislação da LGPD é extremamente atual, e, por isso, não deve ser prorrogada, afinal ela é relevante e importante. "Use o tempo para preparação e execução com calma".

A dica é não se preocupar tanto com a folha de pagamento, já que provedores com maior exposição já estão suficiente preocupados com a nova regulamentação.

LGPD como implementar
A nova regulamentação da LGPD força empresas a investirem em tecnologia, já que com plataformas já adaptadas às regras, a segurança fica ainda maior.

Gestores conscientes deste movimento estão se valendo desta onda para automatizar e digitalizar suas áreas de RH. A proatividade de implementação de processos contínuos de ouvidoria e compliance garantirá o cuidado do dia a dia e, consequentemente, maior adequação à Lei.