18/04/2019 - 7 pecados capitais do eSocial para as empresas do simples

1.Processo sem responsável

“Cachorro com dois donos, ou morre de fome, ou morre empantufado”.

Se você ainda não tiver definido um responsável pelo eSocial em sua empresa, está correndo sério risco de ter deixado de prestar informações no ambiente ou de ter prestado de maneira divergente.

2.Falta de comunicação entre os envolvidos

É essencial que os envolvidos estejam alinhados com relação às necessidades e aos prazos para atender o eSocial.

Se a área de Recursos Humanos combinar que o Empregado será registrado no dia 01, mas não tiver tomado, antes disso, as providencias de qualificação de dados cadastrais e agendamento de exame admissional, a empresa poderá ter problemas com a contratação.

Se o Gerente programar férias com os empregados e não as comunicar em tempo para que o Departamento pessoal a registre no eSocial, a empresa estará passível de autuação e multa

A comunicação é essencial para que o processo flua.

3. Para tudo tem um jeitinho

No eSocial, não dá para dar o famoso “jeitinho brasileiro”.

Existe uma inteligência no Big Data fiscal e trabalhista dos empregadores com uma arquitetura que está moldada para receber dados estruturados que poderão ser utilizados para identificar erros e ilicitudes. O processamento das informações é em tempo real!

4.Segurança e Medicina do Trabalho é só para empresas grandes!

A partir da contratação do primeiro empregado, independentemente do porte de sua empresa, deverá ter o programa de segurança e medicina do trabalho, pois é ele quem cuida da saúde do empregado (através de exames médicos admissionais, periódicos e outros) e da segurança do empregado na empresa.

O cronograma do eSocial prevê que a obrigação de comunicar os eventos do eSocial para as empresa do simples será a partir de Julho de 2020. Mas, não confunda! A obrigação de comunicar os eventos começa nesta data, mas a obrigação em ter os programas a partir do primeiro empregado sempre existiu e, se você ainda não tem, corre riscos de autuação e multa.

5. Deixar para depois a atualização dos dados cadastrais dos empregados

A obrigatoriedade das empresas do simples enviarem os dados dos empregados iniciou em 10/04/2019a partir de Abril de 2019.

Se você não regularizar poderá ter problemas na transmissão das informações ao eSocial, ao se deparar com dados divergentes que devam ser regularizados na Caixa

Econômica, Receita Federal ou Previdência Social.

Crie um comunicado interno e deixe o empregado ciente de que qualquer alteração em seus dados deve ser comunicada à empresa para o devido direcionamento.

6. Comunicar os dados fora do prazo

Minha empresa é simples, é pequena. Não tem problema comunicar os dados um “ diazinho” depois do prazo que eles disseram que tem que fazer!

Ao pensar assim, você colocará sua empresa em grande risco de autuação e penalização.

Programe seu processo de forma que os prazos sejam atendidos. Programe sua rotina de maneira que os prazos sejam cumpridos e esteja tranquilo com esta obrigação.

7. Pensar que o eSocial não vai pegar

O eSocial já pegou. Ele já é uma realidade para as empresas.

É importante ter consciência de que a obrigação em cumprir a legislação sempre existiu e o eSocial vem para fazer cumprir essa legislação, fiscalizando eletronicamente, em tempo real, seus processos, sem a necessidade que um fiscal bata à porta de sua empresa.

Fique atento ao cronograma de implantação para que você não perca nenhum prazo.

Gláucia Fernandes